Director/a del Área de Administración y Finanzas

Descripción de la organización:
Municipalistas por la Solidaridad y el Fortalecimiento Institucional (MUSOL), es una Organización no Gubernamental de Desarrollo (ONGD) independiente de toda organización económica, política o sindical y no tiene ánimo de lucro. MUSOL tiene como fines la Cooperación al Desarrollo Internacional, en cualquiera de sus formas, tanto la sensibilización y educación para el desarrollo como la promoción y ejecución, de proyectos o acciones de cooperación y ayuda solidaria con los pueblos del sur.

MUSOL dirige preferentemente sus acciones al fortalecimiento de las estructuras municipales e institucionales y a impulsar programas, acciones y proyectos tendentes a la materialización de la autonomía municipal y a la descentralización como medio de mejora de las condiciones de vida de las personas.

Misión básica del puesto:

Coordinar el Área de Administración y Finanzas de la organización, garantizando una adecuada administración y planificación financiera de la organización y de los proyectos ejecutados en España, Europa, África y América Latina.

Funciones principales
Contabilidad general:
Bien directamente bien delegando y supervisando a los/las técnicos/as de administración y finanzas, asegurar la contabilidad de la organización, en particular las siguientes tareas:

1. Controlar las facturas recibidas de proveedores y acreedores.

• Verificar que corresponden realmente y totalmente al producto o servicio pedidos, que sus importes y fechas de pago son los correctos, que respetan los requerimientos de los financiadores de MUSOL.
• Proceder a la codificación y contabilización de las mismas.
• Planificar y controlar los vencimientos de pago para evitar devoluciones.
• Archivar las facturas pagadas.

2.  Contactar y negociar con proveedores y acreedores Contabilizar las nóminas, pagarlas y archivarlas.
3. Confeccionar los impresos para la liquidación de los seguros sociales.

• Contabilizar los seguros sociales.
• Presentarlos para su pago.
• Contabilizar el pago de las mismas.
• Archivar las liquidaciones pagadas.

4. Gestionar la tesorería de la ONG.

• Planificar los pagos y cobros a realizar.
• Realizar los pagos y cobros por caja.
• Preparar los pagos a terceros (proveedores, acreedores, otros) para su autorización y firma de la Dirección Ejecutiva.
• Controlar que los pagos a terceros hayan sido autorizados y firmados por las personas autorizadas.
• Preparar los documentos de ingreso (cheques y otros documentos de
  cobro) para su autorización y firma de la Dirección Ejecutiva.
• Controlar los movimientos y saldos bancarios a través de los extractos para evitar descubiertos en cuenta.
• Contabilizar los pagos y cobros efectuados por caja y bancos.
• Hacer un plan trimestral de tesorería que recoja todas las previsiones de cobros y pagos para conocer la situación de tesorería de la empresa a corto plazo.
• Archivar y guardar todos los justificantes tanto de caja como de bancos.

5. Con respecto a la AGENCIA TRIBUTARIA:

• Preparar los impresos correspondientes a las liquidaciones del IRPF.
• Pagar, contabilizar y archivar sus importes.
• Realizar el resto de apuntes contables pendientes (amortizaciones, provisiones, asientos de regularización y cierre, etc.).
• Elaboración y comprobación de estados contables.
• Realizar conciliaciones bancarias.
• Demás tareas propias del puesto.

Gestión administrativa general y de proyectos:
1. En colaboración con los Técnicos de Proyectos y coordinando los Técnicos del Área de Administración y Finanzas, garantizar un adecuado seguimiento financiero y administrativo de los proyectos en ejecución y de las delegaciones de MUSOL en España y en el extranjero, preparando los informes financieros intermedios y justificaciones financiera finales, en conformidad con las normas y requerimientos de los financiadores.
2. Preparar, coordinar y seguir las auditorías a los proyectos.
3. Gestión y archivo del conjunto de la documentación administrativa y contable.
4. Digitalización de justificantes contables.
5. Elaboración de la Memoria Anual y colaborar en el cierre y auditoría de las cuentas anuales de MUSOL, así como en la elaboración del presupuesto general de MUSOL.
6. Atención y subsanación de requerimientos a proyectos.
7. Seguimiento y control presupuestario y financiero de los proyectos de la organización.
8. Revisión de informes de seguimiento y finales de proyectos, así como preparación de las justificaciones financieras de proyectos para uso interno y para presentación a donantes, conformes a las normas de los financiadores.
9. Mantenimiento y actualización de las herramientas de control económicofinanciero del área, así como elaboración de nuevas herramientas que contribuyan al mejor funcionamiento del área.

Planificación financiera y administración de la organización:
1. Colaborar con el Director/a del Área de Proyectos para elaborar la planificación estratégica sectorial y geográfica de la ONG, en particular definiendo los objetivos de contratación de subvenciones y recaudación de fondos, y elaborando los presupuestos anuales de la organización.
2. Realizar la supervisión de la ejecución de los presupuestos de la organización, garantizar la adecuada imputación de los gastos de proyectos y la cobertura de los gastos de estructura.
3. Coordinar el personal de contabilidad, de seguimiento financiero de los proyectos y los asesores externos en temas de administración (gestión de RHasesoría laboral, asesoraría fiscal, etc.), garantizando una adecuada administración de la organización y de sus proyectos.
4. Garantizar que las normas y procedimientos administrativos de MUSOL son aplicados en la sede y en las delegaciones de MUSOL en España y en el extranjero.
5. En colaboración con la Dirección Ejecutiva, negociar con los bancos y los proveedores las condiciones de los respectivos servicios y productos, con el objetivo de optimizar los recursos a disposición de la organización.
6. Garantizar una adecuada gestión de la tesorería de la organización y una adecuada distribución de los recursos entre áreas.
7. Preparar, coordinar y seguir las auditorías a la organización.
8. Encargarse de la preparación y depósito ante el registro de fundaciones del ministerio competente, de los planes anuales, cuentas anuales, eventuales requerimientos y demás documentos y trámites requeridos por la normativa aplicable a la fundación.

Desarrollo institucional y mejora continua:
1. Colaborar en los procesos de mejora de la organización, elaborando, en particular, manuales de procedimientos, formatos y directrices administrativas, garantizando la conformidad con las normas de los financiadores y la integración de medidas y recomendaciones de transparencia.
2. Adaptar los manuales para las delegaciones en el terreno, considerando las especificidades locales y la conformidad con las principales buenas prácticas y recomendaciones en términos de transparencia y administración.
3. Realizar y/o preparar las sesiones de formación sobre normas y procedimientos para el personal de MUSOL, las contrapartes y las delegaciones de la organización.
4. Implementar las normas y procedimientos identificadas y promover una revisión y mejora continua de los manuales, fomentando el aprendizaje y la gestión del conocimiento, integrando las eventuales recomendaciones de auditorías y evaluaciones externas o internas.

Conocimientos y formación
Formación académica requerida:
– Licenciatura y postgrado/master en disciplinas relacionadas con la administración, economía, etc.. En caso de carecer de título universitario, requerida formación específica en dichas materias y la experiencia descrita más abajo.
– Requerido dominio de la contabilidad y principales programas de contabilidad.
– Se valora formación específica en administración de subvenciones públicas y/o en gestión de fundaciones.

Conocimientos, experiencia, capacidades y otros requerimientos:
– Requerida experiencia de al menos 10 años en puestos de administración y
finanzas con responsabilidades parecidas a las enunciadas en el presente documento.
– Requerido dominio del paquete Office, singularmente del Excel.
– Requerido español. Se valorará el conocimiento de valenciano, francés, inglés, o portugués.
– Se valora experiencia específica en administración de subvenciones públicas (Generalitat Valenciana, AECID, EuropeAid, etc.) y/o en gestión de fundaciones.
– Se valora familiaridad con banca electrónica de las principales entidades bancarias españolas.

Integración funcional
En el marco de la estructura por áreas funcionales de la organización, el Director/a del Área de Administración y Finanzas responde ante y es evaluado por el Director/a Ejecutivo/a. Mantiene una constante comunicación con el Director/a del Área de Proyectos y con las otras áreas funcionales.